Tercerización: 6 razones para delegar algunas funciones de los travel manager

 

El trabajo de un gerente de viajes es mucho más complejo de lo que pensamos: supervisión de itinerarios, procesamiento de informes de gastos, atender y responder consultas de pasajeros, enviar recordatorios de compliance, identificar nuevas medidas de ahorro de costos, asegurar el cumplimiento de las obligaciones, entre otras tareas.

 

Frente a ello, los especialistas afirman que los travel managers no tendrían por qué hacer todo ese trabajo por su cuenta, y recomiendan delegar algunos de sus deberes mediante la tercerización de los servicios de viajes.

 

“Si tirarse el pelo constantemente, morderse las uñas y la triturar los dientes no son prueba suficiente; a continuación, le presentamos más signos de que puede ser hora de enviar un SOS a una empresa de gestión de viajes y obtener una copia de seguridad adicional”, afirma la empresa American Express, en su Estudio Global Business Travel.

 

En ese sentido, menciona las 6 señales que indican a toda empresa que llegó la hora de delegar algunos deberes del travel manager:

 

1- No tiene una política de viaje ordenada y le está costando mucho dinero:

 

¿La compañía está pagando y no hay pautas escritas que limiten lo que sus empleados pueden gastar en viajes? Básicamente, les está dando carta blanca para reservar hoteles de cinco estrellas y asientos de primera clase para tickets aéreos. E incluso aquellos que quizás no aprovechen pueden ignorar cómo ciertas conductas le están costando dinero a la empresa, como reservar vuelos en el último momento o con proveedores que no son de confianza.

 

Tener una política escrita implementada no sólo ayuda a controlar el gasto, sino que también es una forma de ahorrar proactivamente y puede respaldar otros objetivos, como la satisfacción del viajero y los cuidados pre-establecidos.

 

¿Necesita ayuda para crear una política? Una compañía de administración de viajes como American Express Global Business Travel (GBT) puede trabajar con usted para crear una política que se ajuste a su presupuesto y objetivos específicos, ya sea reduciendo el gasto total en viajes, mejorando la experiencia del viajero, creando procesos más simples o todos los anteriores.

 

 

2- Usted sabe que podría obtener mejores ofertas en hoteles, aéreos y alquiler de automóviles:

 

Uno de los métodos de ahorro de costos más efectivos para los viajes es la negociación de tarifas especiales y beneficios con los proveedores a cambio de enviarles cierto volumen de clientes. Sin embargo, puede ser difícil de implementar, se necesita un exhaustivo trabajo relacionado con la recopilación y el análisis de datos para encontrar los proveedores adecuados, desarrollar las asociaciones, realizar acuerdos y luego hacer que los viajeros cooperen y reserven con esos proveedores preferidos.

 

Para hacerlo mucho más simple, ¿por qué no aprovechar las conexiones de la industria que ya tiene una empresa que gestiona viajes de negocio? American Express GBT tiene relaciones bien establecidas con aerolíneas de todo el mundo, 500.000 opciones de estadía en todo el mundo y ocho grandes agencias de alquiler de automóviles, además de beneficios especiales de los principales proveedores.

 

Y cuando los viajeros usen las herramientas de reserva de American Express GBT, las tarifas negociadas se cargarán automáticamente en el sistema.

 

 

3- Sus empleados no están reservando dentro de la política de viajes de su empresa, o peor aún, la desconocen:

 

Como se indicó anteriormente, un programa de viajes bien administrado se basa en los descuentos que se han negociado con los proveedores preferidos. Pero si sus viajeros reservan directamente a través de los sitios web de las aerolíneas o los hoteles, no se calculará en el gasto total que usted está dirigiendo a sus proveedores.

 

Sin embargo, cuando los viajeros corporativos reservan a través de la herramienta de reservas online de un servicio de gestión de viajes, no sólo pueden asegurarse de que están realizando las reservas con los proveedores correctos, sino que los datos críticos, como el itinerario y los gastos, también se capturan en un solo lugar, facilitando el cumplimiento de las otras tareas de su travel manager.

 

American Express GBT también ofreceherramientas de aprobación pre-viaje que ayuden a garantizar que los viajeros sigan las reglas de su política de viajes cuando organicen su itinerario y les envíe un aviso a ellos y a los travel managers cuando no estén cumpliendo con los requisitos.

 

 

4- Le preocupa que su plan de gestión de riesgos de viaje no lo vaya respaldar cuando llegue una crisis, o aún no cuenta con uno:

 

Si usted no es parte de una gran empresa multinacional con equipos de seguridad las 24 horas, los 7 días de la semana, es probable que haya pasado algunas noches sin dormir preocupándose por la forma en que usted y sus colegas responderán si algún tipo de crisis afecta a su viajero. Una empresa de administración de viajes puede revisar (o ayudar a crear) su programa de gestión de riesgos de viaje para asegurarse de que esté equipado para manejar todo tipo de emergencias y todas las bases estén cubiertas.

 

American Express GBT también tiene herramientas para ayudar a los clientes durante una situación de emergencia, como EXPERT CARE, que le permite identificar a los viajeros que posiblemente se hayan visto afectados por una situación de crisis y luego comunicarse con ellos por mensaje de texto, correo electrónico o aplicación móvil.

 

 

5- Las partes interesadas de la compañía lo presionan para que reduzca los costos sin reducir los viajes:

 

Si bien el uso de los servicios de una empresa de gestión de viajes puede ser otra línea en su informe de gastos que deberá explicar, la cantidad que puede ahorrar utilizando uno lo justificará con creces. Desde herramientas de reserva para ayudar a aumentar el cumplimiento (y así cosechar los descuentos negociados con los proveedores) hasta servicios de resguardo de hoteles y aeropuertos que automáticamente hacen una reserva cuando se encuentra una mejor tarifa y no deja desperdiciar los boletos de avión sin usar, puede guardar paquetes, todo sin ningún esfuerzo adicional de su parte.

 

 

6- Desea tomar decisiones mejor informadas, pero no tiene acceso a las herramientas adecuadas:

 

Ya sea para encontrar oportunidades adicionales de ahorro de costos, aumentar la satisfacción de los viajeros o descubrir quién está cumpliendo o no con las reglas de la compañía, toda la información que necesita está disponible, solo debe contar con herramientas adecuadas para consolidar y contrastar los datos.

 

Premier Insights de American Express GBT es una herramienta de análisis de fuente única que puede procesar datos en casi 170 KPI en más de 70 paneles. Puede analizar escenarios hipotéticos, comparar su programa con otros, obtener una visión holística de sus gastos y mucho más.

 

Asimismo, cuenta con una herramienta de visualización de datos fácil de usar, donde tiene toda la información de gastos de viaje y de la tarjeta en un solo lugar, lo que le da un panorama completo de las acciones y transacciones de sus viajeros.